差し込み文書

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*Microsoft Wordのヘルプをもとに作成

同じ文面で複数の宛先への宛先名などだけ換えた案内状などを作成する際に便利な機能が差し込み文書である。差し込み文書の作成する場合、メイン文書とデータファイルという2種類のファイルを作成する。

○メイン文書の作成

1)既存の文書を開くか新規に文書を作成する。

2)[ツール] メニューの [差し込み印刷ヘルパー] をクリックする。

3)[作成] をクリックし、[定型書簡] をクリックして [作業中のウィンドウ] をクリックすると、作業中の文書が差し込み印刷のメイン文書になる。

 

 

 

 

○データファイルの作成

1)[ツール] メニューの [差し込み印刷ヘルパー] をクリックし、[データ ファイル指定] をクリックし、[データ ファイルの作成] をクリックする。

●[データ ファイルを開く] をクリックすると、Word 文書、ワークシート、データベースなどの既存の名前や住所の一覧を使うことができる。

●[アドレス帳を開く] をクリックすると、電子メールのアドレス帳のアドレスを使うことができる。

 

 

 

2)[ヘッダー行のフィールド名] ボックスで、データ フィールドを確認する。[ヘッダー行のフィールド名] ボックスに表示されているデータ フィールドは、削除または変更しない限り、すべてデータ ファイルに取り込まれる。

フィールドを削除するには、[ヘッダー行のフィールド名] ボックスに表示されているフィールド名をクリックし、[フィールド名の削除] をクリックする。

フィールドを追加するには、[フィールド名] ボックスに新しいフィールド名を入力し、[フィールド名の追加] をクリックする。

フィールドの順番を変更するには、[ヘッダー行のフィールド名] ボックスのフィールド名をクリックし、いずれかの矢印ボタンをクリックする。

3)必要なフィールドをすべて [ヘッダー行のフィールド名] ボックスに表示させて、[OK] をクリックし、データ ファイルを保存する。

4)データファイルにレコードが存在しないことを知らせるメッセージが表示される。先にデータファイルにデータレコードを追加する場合、[データ ファイルの編集] をクリックします。

○データレコードの入力

1)[ツール] メニューの [差し込み印刷ヘルパー] をクリックし、データファイルの編集ボタンをクリックする。

 

 

 

 

 

 

 

2)[データ フォーム] ダイアログ ボックスで、各フィールドのデータを入力して Enter キーを押す。

フィールドにデータがない場合は、Enter キーを押して次のフィールドに移動する。データがないフィールドにスペースを入力しない。次のレコードのデータを入力するには、[レコードの追加] をクリックする。

3)データの入力が終了した後、[OK] をクリックし、メイン文書に戻る。ウィンドウの上部には差し込み文書を操作するための[差し込み印刷]ツールバーが表示される。

○メイン文書への差し込み

1)名前、住所など、書簡ごとに異なるデータを挿入する位置にカーソルを移動させる。[差し込み印刷] ツールバーの [差し込み印刷フィールドの挿入] をクリックし、「氏名」や「部署」など必要なフィールド名をクリックする。≪氏名≫≪部署≫ などのようにフィールド名は<<>>記号によって囲まれ表示される。

2)差し込みフィールドをすべて挿入し、メイン文書が完成したら、[ツール] メニューの [差し込み印刷ヘルパー] をクリックし、データの差し込みの[差し込み]ボタンをクリックする。

3)[差し込み先]を選択する。

4)[差し込み]ボタンをクリックする。

●[差し込み先]が[新規文書]の場合、差し込みを実行した結果が新しい文書「定型書簡1」として開かれる。

●[差し込み先]が[プリンタ]の場合、差し込みを実行した結果が直接印刷される。