Outlook/Exchange編

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◆Outlook/Exchange編

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OutlookのExchangeサーバー接続設定

連絡先の管理
○グローバル アドレス一覧
○Outlookアドレス帳

メールの自動仕訳

不在時のアシスタント
○不在時に受信したメールへの自動返信
○ルールの作成
○不在時のアシスタントのルール作成

メッセージの整理
○サブ フォルダの作成
○古いアイテムの整理

 

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クライアントPCでのOutlookのExchangeサーバー接続設定

1)[コントロールパネル] の[メール] をダブルクリックし、[追加] ボタンをクリック

OutlookのExchangeサーバー接続設定

2)[Microsoft Exchange Server] 以外のチェックをはずして、[次へ] ボタンをクリック Microsoft Exchangeセットアップ
3)Exchangeサーバーの名前とメールボックス名(通常アカウント名)を入力して、[次へ] ボタンをクリック Microsoft Exchangeサーバー指定
4)Exchangeサーバーと常時接続しているデスクトップPCなどでは [いいえ] を選択し、そうではないノートPCなどでは [はい] を選択して、[次へ] ボタンをクリック
5)[次へ] ボタンをクリックすると(C:\Exchange) フォルダに個人用アドレス帳が作成される。 個人用アドレス帳設定
6)[Outlookアドレス帳] や [個人用フォルダ] などを追加する場合は [コントロールパネル] の[メール] をダブルクリックし、[追加] ボタンをクリック

メール プロパティ

 

 

連絡先の管理

アドレス帳を表示するにはOutlookの標準ツールバーの をクリックする。[アドレス帳] ウィンドウは数種類のアドレス帳を表示する。アドレス帳の種類は、[名前を表示するアドレス一覧] のドロップダウン メニューで切り替える。アドレスの種類は一覧から選択

 

○グローバル アドレス一覧

Exchange Server の機能であるグローバル アドレス一覧には組織内のユーザーと配布リストの電子メール アドレスがすべて登録されている。管理者が作成および管理する。

○Outlookアドレス帳

Outlook アドレス帳はサーバー上の連絡先フォルダやパブリック フォルダで共有している連絡先を表示する。

 

 

パブリックフォルダで共有している連絡先がアドレス帳に表示されない場合、パブリックフォルダの共有連絡先を開き、タイトルバー[共有連絡先名] を右クリックし、プロパティをクリックする。

次に [Outlookアドレス帳] タブを開き、[電子メールのアドレス帳にこのフォルダを表示する] にチェックを入れて、[OK] をクリックする。

 

Outlook アドレス帳の連絡先にはメール アドレスをはじめ住所や電話番号などさまざまな情報を集積できる。

事前に受信した電子メールをもとに名前とアドレスを [連絡先] フォルダに追加するか新規に作成する。

受信したメッセージに含まれているアドレスを連絡先に追加するにはメッセージを開いて追加したいアドレスを右クリックして、[連絡先フォルダに追加] を選択し、必要な情報を追加または変更して保存する。

 

 

連絡先を新規作成するには、[ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[連絡先] をクリックし、連絡先に登録する情報を入力する。

 

 

 

連絡先を共有するには、パブリック フォルダに連絡先アイテム用のフォルダを作成する。

共有した連絡先フォルダは、設定が既定のままになっているので、必要に応じてアクセス権などの設定を行う。アクセス権は既定では所有者 (フォルダの作成者) のみがすべての作業が可能で、その他のユーザーはアイテムの参照および作成と作成したアイテムの編集のみが可能になっている。アクセス権の変更を行う場合は、フォルダのプロパティを開き [アクセス権] タブで設定を行う。

 

メールの自動仕訳

Outlookにはメールを設定した条件で自動的に仕訳する機能がある。自動仕訳ウィザードを使ってルールの設定をする。自動仕訳ウィザードによるルールの設定は「ルールの種類の選択」→「条件の選択」→「処理の選択」→「例外条件の設定」という流れで進む。

1)メニューバーの [ツール] をクリックし、自動仕訳ウィザードをクリック

 

 

 

2)[新規作成] ボタンをクリック

 

 

 

 

3)ルールの種類を選択する。自動仕訳ウィザードにはよく使われる仕訳のルールがあらかじめいくつか選択肢として用意されている。選択肢にないルールを設定する場合、 [一覧にないルールを作成する] を選択する。

 

 

4)右のようなメッセージが出てきた場合、[はい] をクリック

 

5)条件を選択する。「差出人が○○の場合」、「件名に特定の文字が含まれる場合」など自動詞分けさせるための条件を選択する。○○や特定の文字は仕訳ルールの説明欄で下線表示されるので、下線をクリックして設定する。

 

 

差出人や宛先などはアドレス帳に登録されているものから選ぶ。

 

 

 

6)処理を選択する。「フォルダに移動する」、「転送する」、「開封済みメッセージを受け取る」、「配信済みメッセージを受け取る」など条件にあった場合になされるべき処理を選択する。

 

 

7)例外条件を設定する。先に設定した条件に当てはまる場合でも処理されたくない例外を設定できる。これは省略してもかまわない。最後に仕訳ルールに適当な名前を付けて完了。

 

 

 

不在時のアシスタント

外出中、電子メールをチェックしない場合は、[不在時のアシスタント] を使用して受信トレイを管理する。[不在時のアシスタント] を使用すると、受信したメールに自動的に返信できる。また、ルールを作成して、受信したメールの処理方法を指定することもできる。たとえば、ほかのフォルダにメールを自動的に移動またはコピーしたり、削除したりするルールを作成できる。また、独自の返信を送信するルールを作成することも可能である。

○不在時に受信したメールへの自動返信

不在時のアシスタントでは受信したメールの自動返信機能がある。自動的に返信を行うには [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] を開いて [不在] をクリックし、[送信者に 1 度だけ自動返信する文字列] ボックスに自動的に送信する返信の内容を入力する。 必要に応じて受信メールを処理するためのルールを作成する。

 

○ルールの作成

ルールは [不在時のアシスタント] ダイアログ ボックスに表示されている一覧の上から順に実行される。

[ルールの編集] ダイアログ ボックスで複数の条件を指定すると、すべての条件と一致するメッセージにルールが適用される。たとえば差出人が "○○" で、[件名] ボックスに "△△" という条件を設定すると、両方の条件と一致するメッセージにだけルールが適用される。

ただし1 つの条件に複数の項目を設定すると、条件のいずれかと一致するメッセージにルールが適用される。たとえば、差出人に "○○; ◇◇" という条件を指定すると、"○○" というユーザーから送信されたメッセージと"◇◇" というユーザーから送信されたメッセージの両方にルールが適用される。

○不在時のアシスタントのルール作成

不在時のアシスタントでルールを作成するには [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] を開いて [ルールの追加] をクリックする。

[次の条件に一致するメッセージが着信したとき] で、メッセージの条件を指定する。ほかの条件を指定するには [詳細設定] をクリックし、オプションを選択して、[OK] をクリックする。

ルールが最後に適用されるように指定するには [この後のルールを処理しない] チェック ボックスをオンにする。

[実行する処理] でオプションを選択する。オプションは複数選択できる。

 

メッセージの整理

◆サブ フォルダの作成

新しいフォルダを作成し、メールを分類して管理することができる。新規のフォルダは、自分のメール ボックスの下か、パブリック フォルダの下に作成できる。たとえば、メールは [受信トレイ] フォルダの下にサブフォルダを作成すると、効率よく管理できる。

フォルダを作成するには、[ファイル] メニューの [新規作成] − [フォルダ] の順にクリックする。[新しいフォルダの作成] ダイアログボックスでは、フォルダの名前を入力し、保存するアイテムの種類と作成する場所 (受信トレイの下に作成するのであれば受信トレイ) を指定する。

作成したサブ フォルダに、関連するメール アイテムを移動して分類する。

メールの移動は移動するメールを選択して、[Ctrl]+[Shift]+[V]キーを押して、移動先のフォルダを選択する。

 

◆古いアイテムの整理

Outlook のメールボックスはメールの送受信を繰り返すうちに容量が増えていく。

○古いアイテムの自動処理

既定では、古いアイテムの自動処理が14日ごとに行われる設定になっている。ただし各フォルダの設定にしたがって行われる。古いアイテムの自動処理ではアーカイブファイルという別のファイルに保存されるか削除されるかのどちらかの処理を行う。

既定では、[削除済みアイテム(Deleted Items)] フォルダ内の2ヶ月前のメールが削除され、[送信済みアイテム(Sent Items)] 内の2ヶ月前のメールがアーカイブファイルという別のファイルに保存される設定になっており、その他のフォルダは自動処理の対象外である。この設定はそれぞれのフォルダのプロパティで変更可能である。フォルダを開いて、タイトルバーを右クリックし、プロパティをクリックし、[古いアイテムの整理] タブを開く。

○手動による古いアイテムの整理

自動処理のスケジュールまでまだ時間があるが、メッセージの容量が増えてしまったと感じたときは、古いアイテムの整理を手動で行うこともできる。手動による古いアイテム整理を行うには、[ファイル] メニューの [古いアイテムの整理] をクリックする。

自動処理の設定に従ってすべてのフォルダを整理するか、または、このダイアログ ボックスでオプションを指定してフォルダごとにアイテムを整理するかを指定し、[OK] ボタンをクリックする。